Digitalizar la gestión de proyectos: 5 principios a seguir

La digitalización sigue siendo el gran reto al que se enfrentan las empresas en 2021. Desde pequeñas empresas con escasos recursos hasta empresas con grandes infraestructuras. La reciente pandemia que hemos vivido ha confirmado la necesidad de dar un paso más y no solo implementar procesos de digitalización en nuestros servicios, sino también en los procesos operativos internos de la empresa.

Durante muchos años, la gestión de proyectos se realizó con lápiz y papel. En los años 80, la herramienta Excel se convirtió en una de las herramientas más importantes para la gestión de datos al tiempo que proporcionaba procesos eficientes y que ahorraban tiempo. Ahora bien, aunque Excel permite que diferentes equipos trabajen simultáneamente, podríamos decir que no es la herramienta más eficiente para gestionar proyectos complejos y globales.

Es un hecho que la gestión de personas es la parte más desafiante para un Project Manager, especialmente si hablamos de proyectos internacionales. Las diferentes personalidades del equipo junto con las diferencias culturales pueden generar conflictos o malentendidos. La digitalización no elimina esta tarea esencial, pero ayuda a hacerla más fácil de alguna manera.

En resumen, las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudar a los responsables de un proyecto a controlar y administrar los costos, la documentación y los sistemas de calidad. Además, se pueden utilizar para la planificación de proyectos y la gestión del tiempo. Por lo tanto, un proceso ineficiente y no optimizado nunca generará resultados competentes. Si el proceso de digitalización se realiza correctamente, la empresa ganará en reducción de tiempo, dinero y menos errores que conduzcan a mejores resultados comerciales.

La finalidad de un buen proceso de digitalización es maximizar la productividad, reducir o eliminar tiempos y recursos no productivos, gastos innecesarios, errores, etc. Para ello, me gustaría darte algunos consejos para lograr tus objetivos con éxito:

1. Cambio de mentalidad y cultura

La digitalización no solo consiste en agregar equipos tecnológicos o un nuevo sistema de software de gestión de proyectos, sino que también se trata de cambiar la mentalidad empresarial a nivel organizacional. La digitalización aporta transparencia en el proceso de trabajo y, fomentando un cambio de mentalidad digital, nos permite ganar en perspectiva empresarial con más oportunidades y crecimiento.

2. Software de Gestión de Proyectos

El software de gestión de proyectos te ayudará a hacer las cosas de una manera más rápida y precisa y utilizar sus recursos para mejorar los procesos desde la planificación de proyectos o la gestión de recursos hasta la comunicación interna y externa del proyecto.

Mission Control es un buen ejemplo de esto. Se trata de un sistema de software de gestión de proyectos en línea, nativo de Salesforce. Este software proporciona una visión general completa del proyecto, que permite colaborar con las otras personas implicadas en el proyecto, realizar un seguimiento de las tarifas de facturación y costos o marcarlas tareas como completadas o en progreso, entre otros.

Si buscas una alternativa económica, ClickUp cuenta con uno de los mejores planes gratuitos del mercado con usuarios ilimitados y tareas ilimitadas. Esta herramienta de colaboración basada en la nube es adecuada para todos los tamaños e industrias, y tiene muchas características como ver el proyecto desde un tablero ágil, asignar tareas, arrastrar y soltar archivos, monitorear su progreso o presupuestar sus gastos.

Otra buena herramienta de software que recomiendo es Wrike, una plataforma de gestión del trabajo premiada, fácil de usar y con más de 400 integraciones preconstruidas para Microsoft, Google o Dropbox. Con Wrike, obtienes una descripción general de las tareas, los ciclos de vida del proyecto y el análisis de la cartera, todo personalizable según tu forma de trabajar.

Para elegir el Software de Gestión de Proyectos más adecuado a las necesidades de tu empresa, te recomiendo que consideres los siguientes aspectos:

• Identificar los desafíos de la gestión de proyectos. Por ejemplos las dificultades para compartir actualizaciones con un cliente, usar demasiadas herramientas para rastrear diferentes aspectos de su proyecto o dedicar demasiado tiempo a analizar datos.
• Verificar las oportunidades de integración y las funciones que necesita.
• Utilizar el precio como último elemento en la decisión, las capacidades del software son mucho más importantes.
• Aprovechar las opciones de prueba gratuitas para comprender cómo funciona la herramienta.

3. Formación

Aprender a utilizar las herramientas y los recursos es fundamental. Todos los empleados deben estar capacitados para enfrentar los nuevos desafíos que conlleva esta nueva Era Digital para que puedan tomar decisiones eficientes y brindar soluciones innovadoras.

Una buena formación permitirá a la empresa desarrollar la implementación de forma ágil y con el menor impacto negativo posible. Para ello, sugiero la creación de un manual detallado con un procedimiento claro que ayude a reducir errores, y seá una fuente permanente de información sobre los procesos a seguir.

4. Implementación

Es un hecho que la digitalización hará la vida de su Project Manager mejor y más fácil, pero es vital que todos los involucrados en el proyecto sigan los mismos pasos desde el principio. Una vez que los empleados han sido capacitados, es importante hacer un seguimiento del proceso de implementación y analizar si se está llevando a cabo de manera efectiva.

Por tanto, el proceso de implementación será crucial tanto para los objetivos como para la optimización de cada proceso interno.

5. Supervisión

Puede suceder que el nuevo proceso digital no funcione como se esperaba, el equipo no se adentre en él o el software de gestión de proyectos no funcione correctamente para su organización. Supervisar el proceso, pedir feedback y verificar los resultados te ayudará a obtener información y ver si éstos han sido positivos o no y, por lo tanto, qué hay que cambiar o modificar.

En conclusión, la digitalización es una oportunidad que toda organización debería tener en cuenta para pasar al siguiente nivel de gestión de proyectos y de esta manera tener mejores recursos para que tus proyectos sean un éxito, tus metas estén más claras y tu equipo sea más eficiente.